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Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto
O que fazer para planejar corretamente um projeto?
Bom, após o Termo de Abertura do Projeto estar aprovado e divulgado o gerente de projeto pode então iniciar com segurança o desenvolvimento do Plano de Gerenciamento de Projetos.
A primeira coisa que você precisa saber sobre o Plano de Gerenciamento de Projetos é que este é o principal documento de planejamento do projeto, e que é um documento vivo, ou seja, ele cresce e se modifica ao longo do projeto. Confirmando a importância deste documento ele deve ser formal e aprovado.
O Plano de Gerenciamento do Projeto é usado para guiar a execução do projeto e servir como base para o controle de todo o projeto, por isso ele é composto por todos os outros documentos de planejamento. É utilizado também como ferramenta de comunicação com os stakeholders.
Como este plano reunirá todos os outros planos auxiliares o resultado será um documento elaborado progressivamente ao longo do projeto, sendo que no primeiro ciclo os documentos auxiliares de planejamento ainda não existirão, por isso o gerente de projetos poderá construir a versão inicial do Plano de Gerenciamento de Projeto da seguinte forma:
Entradas
Para desenvolver um bom plano de gerenciamento de projetos é preciso considerar as seguintes entradas:
- Termo de Abertura do Projeto
- Fatores Ambientais da Empresa
- Ativos de Processos Organizacionais
Ferramentas e Técnicas
Com as entradas em mãos o gerente de projetos pode iniciar o desenvolvimento do Plano de Gerenciamento de Projetos, tendo em mente os seguintes objetivos neste momento para o documento:
- Adequar o processo para atender às necessidades do projeto;
- Incluir detalhes técnicos e de gerenciamento para serem incluídos no plano;
- Determinar recursos e níveis de habilidades necessárias para executar o trabalho do projeto;
- Determinar o nível de gerenciamento de configuração a ser usado no projeto e
- Determniar quais documentos do projeto estarão sujeitos ao processo formal de controle de mudanças;
Ao desenvolver o Plano de Gerenciamento do Projeto o gerente de projetos deverá considerar que este plano incluirá no mínimo os seguintes componentes:
- O ciclo de vida selecionado para o projeto e os processos que serão aplicados a cada fase;
- Adequações feitas pela equipe como Processos de Gerenciamento selecionados e nível de implementação de cada processo, descrições das ferramentas e técnicas a serem usadas para cada processo e como os processos selecionados serão utilizados para gerenciar o projeto específico, inclusive as dependências e interações entre os processos, e as entradas e saidas essenciais.
- Como o trabalho será executado para completar os objetivos do projeto;
- Plano de gerenciamento de mudanças;
- Plano de gerenciamento de configurações;
- Plano de gerenciamento de requisitos;
- Qual será o processo de manter a integridade das linhas de base;
- Necessidades técnicas para as comunicações entre as partes interessadas;
Dica: Saiba mais sobre este processo e seus relacionamentos lendo na íntegra o processo 4.2 Desenvolvendo o plano de gerenciamento do projeto, contido no capítulo 4 Gerenciamento da Integração do Projeto do Guia PMBOK® Quarta Edição 2008.
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Não se esqueça: Principalmente após a conclusão de outros processos de plenajemento, e durante os alguns dos processos de execução, monitoramento e controle este plano será alimentado e crescerá progressivamente.
Atenção: O gerente de projetos não deve desenvolver este documento sozinho, é recomendável que se utilize opiniões especializadas e membros da equipe, pois o planejamento é extenso e o gerente de projetos deverá aplicar um esforço significativo em seus processos, tendo em mente que após esta etapa os próximos passos do planejamento estão ligados as seguintes áreas de conhecimento:
Escopo | Tempo | Custos | Qualidade | RH | Comunicação | Riscos | Aquisições
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Coletar requisitos
O que as partes interessadas esperam como resultado do projeto?
Após desenvolver o plano de gerenciamento de projetos o gerente de projetos precisa colher e documentar as necessidades e expectativas dos stakeholders identificados no projeto. Estas necessidades e expectativas são conhecidas como Requisitos, e vão compor a base das necessidades para alcançar os objetivos do projeto.
Entradas
Para que seja possível realizar uma boa coleta de requisitos, e documentar com qualidade as necessidades e expectativas das partes interessadas do projeto, o gerente de projetos deverá considerar as seguintes entradas como apoio para este processo:
- Termo de abertura do projeto
- Registro das partes interessadas
Ferramentas e Técnicas
Com os documentos de entrada em mãos o gerente de projetos poderá documentar com segurança as necessidades e expectativas das partes interessadas utilizando as seguintes ferramentas e técnicas:
- Entrevistas, dinâmicas de grupo e oficinas
- Técnicas de criatividade em grupo
- Técnicas de tomada de decisão em grupo
- Questionários, pesquisas, observações e protótipos
Saídas
Através de uma, ou de um conjunto, destas técnicas e ferramentas, o gerente de projetos conseguirá coletar e documentar as necessidades e expectativas que os stakeholders esperam como resultado do projeto. Este trabalho deverá gerar no mínimo as seguintes saídas:
- Documentação dos requisitos
- Necessidade de negócio ou oportunidade a ser aproveitada, incluindo limitações;
- Objetivos do negócio, podendo ser rastreados;
- Requisitos funcionais descrevendo processos do negócio;
- Requisitos não funcionais como desempenho, cuidados, segurança ou leis;
- Requisitos de qualidade e critérios de aceitação do projeto ou fases;
- Impactos internos em áreas organizacionais ou impactos externos à organização;
- Requisitos de suporte e treinamento;
- Premissas e restrições dos requisitos;
- Plano de gerenciamento dos requisitos
- Como as atividades dos requisitos serão plenajedas, rastreadas e relatadas;
- Atividades de gerenciamento da configuração;
- Processo de priorização dos requisitos;
- Métricas do produto que serão usadas, e os argumentos que as justificam;
- Estrutura de rastreabilidade dos requisitos, ou seja, como será montada e qual será o conteúdo da matriz de rastreabilidade dos resquisitos;
- Matriz de rastreabilidade dos requisitos
Dica: Saiba mais sobre este processo e seus relacionamentos lendo na íntegra o processo 5.1 Coletar os Requisitos, contido no capítulo 5 Gerenciamento do Escopo do Projeto do Guia PMBOK® Quarta Edição 2008.
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Definir o escopo
Antes de começar é preciso saber exatamente o que se tem para fazer!
O principal e mais importante item do planejamento de um projeto é o escopo. O escopo influencia em todas as outras áreas de conhecimento e os trabalhos realizados para o seu entendimento e detalhamento são os mais importantes para o sucesso do projeto. Então o que é escopo?
Escopo é todo o trabalho, e somente o trabalho, necessário para se concluir um projeto.
Definir o escopo é a ação de descrever detalhadamente o projeto e o produto, e a preparação detalhada da declaração de escopo é decisiva e crítica para o sucesso do projeto. O detalhamento e a construção da declaração do escopo pode ser realiza em fases, porém é altamente recomendável que os requisitos contidos na fase sejam totalmente entendidos, detalhados e documentados dentro de cada fase antes do início de sua execução.
O gerente de projetos deve ter em mente de que somente o que está contido na declaração do escopo do projeto é o trabalho, e somente todo o trabalho, necessário para se concluir um projeto.
Não deve ser aceito e muito menos sugerido realizar atividades que não estejam contidas no escopo documentado para o projeto. Este trabalho extra em projetos é conhecido como Gold Plating, uma prática proibida em projetos, e o gerente de projetos deve considerar o Gold Plating uma prática prejudicial e uma das principal causas do fracasso dos planejamentos.
Entradas
Para que o detalhamento do escopo seja realizado com qualidade, gerando uma boa declaração do escopo, que possa ser utilizada para que o objetivo do projeto seja atingido com sucesso, é preciso considerar as seguintes entradas:
- Termo de abertura do projeto
- Documentação dos requisitos
- Ativos de processos organizacionais
Ferramentas e Técnicas
Com as entradas em mãos, o gerente de projetos poderá realizar a análise, o detalhamento e a documentação do escopo do projeto utilizando as seguintes ferramentas e técnicas sugeridas:
- Opinião especializada
- Objetiva analisar as informações necessárias para desenvolver a declaração do escopo do projeto, através de opiniões que são principalmente aplicadas aos detalhes técnicos.
- Análise de produto
- Para os projetos que não tem um serviço ou resultado, mas sim um produto como entrega final, a análise do produto pode ser uma ferramenta efetiva.
- Identificação de alternativas
- Pode ser uma forma de definir mais de uma forma de executar o trabalho do projeto.
- Oficinas
Os trabalhos de detalhamento do escopo devem gerar pelo menos um importante documento que será utilizado ao longo de todo o projeto, e será determinante para o seu sucesso, a Declaração do Escopo do Projeto, que deve ser composta pelo menos dos seus seguintes componentes:
- Descrição do escopo do projeto;
- Critérios de aceitação do produto;
- Entregas e Exclusões do projeto;
- Restrições e Premissas do projeto.
Dica: Saiba mais sobre este processo e seus relacionamentos lendo na íntegra o processo 5.2 Definir o Escopo, contido no capítulo 5 Gerenciamento do Escopo do Projeto do Guia PMBOK® Quarta Edição 2008.
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Criar a EAP
EAP, o principal objeto de gestão do escopo de um projeto.
Um gerente de projetos deve conhecer e considerar sempre o uso da EAP em seus projetos, é uma ferramenta básica para fazer a gestão do escopo definido e declarado para o projeto. Sendo determinante para o sucesso de um projeto, e uma excelente ferramenta de organização que permite um minucioso controle e acompanhamento de todo o trabalho contido em um projeto.
A EAP, Estrutura Analitica do Projeto (WBS - Work Breakdown Structure), é uma decomposição hierárquica do trabalho a ser executado é uma ferramenta poderosa para se realizar a gestão do escopo de um projeto, sendo uma subdivisão das entregas e do trabalho do projeto em componentes menores e de gerenciamento mais fácil, podendo mostrar graficamente uma decomposição hierárquica orientada as entregas do trabalho do projeto.
Uma boa EAP consegue determinar todos os pacotes de trabalho de um projeto, e somente os trabalhos necessários para a conclusão do projeto, que se organizada e acompanhada pelo gerente de projetos, se torna uma arma eficiente contra o Gold Plating.
Entradas
Para se elaborar uma boa EAP, é necessário considerar no mínimo as seguintes entradas:
- Declaração do escopo do projeto
- Documentação nos requisitos
Ferramentas e Técnicas
Com as entradas em mãos o gerente de projetos poderá criar a EAP através da técnica de decomposição, que é o principal mecanismo para se desenvolver uma EAP.
A decomposição é a subdivisão das entregas do projeto em componentes menores e mais gerenciáveis, este processo de decompor deve ser realizado até que se tenha todas as entregas do trabalhos bem definidas no nível de pacote de trabalho.
O nível de pacote de trabalho é considerado o mais baixo na EAP, é o ponto onde o custo e a duração das atividades para o trabalho podem ser estimados e gerenciados com confiança.
Um detalhe muito importante é não detalhar de menos ou de mais, ou seja, a decomposição não pode criar pacotes de trabalho muito grandes que não possam ser gerenciados, mas também não pode gerar pacotes de trabalho muito pequenos ao ponto de aumentar e dificultar o gerenciamente das atividades.
Para contribuir, e ajudar a identificar o momento de parar a decomposição, ou de considerar que se tem um pacote de trabalho detalhado no seu tamanho correto, o gerente de projetos pode utilizar uma regra conhecida como 4 à 40 ou 8 à 80 que é muito utilizada na definição de tamanhos de pacotes de trabalho. Esta regra 4/40 determina que um pacote de trabalho não deve ter a duração menor que 4 horas para ser concluido e nem tão pouco ter a duração maior que 40 horas.
Este tamanho controlado, junto com o sentimento de conforto do gerente de projetos em determinar que o tamanho dado ao pacote de trabalho oferece um gerenciamento confortável define que a forma correta de decomposição da EAP.
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| Figura 1. EAP |
Conforme pode ser visualizado na figura 1 acima, uma EAP pode ser composta em seu primeiro nível de decomposição as fases do projeto, que podem ter sub-fases ou não, seguido das entregas, que também podem ter sub-entregas ou não, e por fim, os pacotes de trabalho que devem ser o último nível da decomposição.
Ao se decompor conforme ilustrado, é preciso se determinar as contas de controle na EAP. Estas contas de controle são os pontos de controle do gerenciamento onde o escopo, custo e cronograma são integrados e medidos. Na figura 1 as contas de controle poderiam estar nas fases ou entregas. A regra importante é que uma conta de controle pode conter vários pacotes de trabalho, porém um pacote de trabalho só pode estar contido em uma conta de controle. Considere que estes pontos de controle terão o objetivo de sumarizar hierarquicamente os custos, cronogramas e recursos do projeto.
Saídas
Com o processo de decomposição dos trabalhos do projeto se obtem um dos principais componentes de gerenciamento do projeto, a EAP. A Estrutura Analítica do Projeto deverá ser a representação gráfica e hierárquica dos trabalhos do projeto e representar todo produto e trabalho do projeto, inclusive o trabalho de gerenciamento do mesmo.
Nenhum trabalho que precisa ser executado deve ser omitido na EAP, e nenhum trabalho extra deve ser executado se não estiver na EAP, isso é chamado de regra dos 100%. Para que o processo de Criar a EAP esteja completo, a EAP deve ser acompanhada de algumas saídas essenciais para se completar esta etapa do planejamento do projeto, tais como:
- Dicionário da EAP
O dicionário da EAP é um documento gerado durante a criação da EAP, e que tem o objetivo de fornecer informações mais detalhadas dos componentes da EAP, inclusive os pacotes de trabalho e contas de controle. As informações do dicionário da EAP devem incluir:
- Código de identificação da conta;
- Descrição do trabalho;
- Organização responsável pela execução;
- Lista dos marcos do cronograma;
- Atividades do cronograma associadas;
- Recursos necessários;
- Estimativa de custo;
- Requisitos de qualidade;
- Critérios de aceitação;
- Referências técnicas;
- Informações do contrato.
- Linha de base do escopo
A linha de base do escopo é um componente do plano de gerenciamento do projeto e deve conter:
- Declaração do escopo do projeto, que inclui a descrição do escopo do produto, as entregas do projeto e define os critérios de aceitação que o usuário utilizará;
- EAP, que inclui cada entrega e a decomposição das entregas em pacotes de trabalho;
- Dicionário da EAP, incluindo uma descrição detalhada do trabalho contido na EAP.
Atenção: Ao finalizar os três processos de planejamento da área de conhecimento Escopo, o Plano de Gerenciamento do Escopo deve estar completo, e integrar o Plano de Gerenciamento do Projeto.
Dica: Saiba mais sobre este processo e seus relacionamentos lendo na íntegra o processo 5.3 Criar a EAP, contido no capítulo 5 Gerenciamento do Escopo do Projeto do Guia PMBOK® Quarta Edição 2008.
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Com os trabalhos do processo de Criar a EAP concluídos, o gerente de projetos pode considerar que a primeira etapa do planejamento de um projeto foi realizada, porém apenas o primeiro passo foi dado. O caminho é longo, e é preciso continuar focado no fato de que antes de qualquer outro grupo de processo ser realizado é necessário se ter um planejamento completo realizado. Siga agora então para o Passo 2 do nosso planejamento.
