Iniciando

O grupo de processos de iniciação é pequeno e de fácil assimilação, porém não menos importante que os demais. É composto apenas pelos seguintes dois processos, e a ordem de apresentação é justamente uma sequência sugerida de aplicação dos processos.

1. Desenvolver o termo de abertura do projeto
2. Identificar as partes interessadas

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Desenvolver o termo de abertura do projeto

Como iniciar um novo projeto?

A primeira coisa que se precisa ter em mente, é que um projeto precisa estar aprovado e ter oficialmente um gerente de projeto nomeado com autoridade para dirigi-lo, e o documento mais indicado para isso é o Termo de Abertura do Projeto, também conhecido como Project Charter.

O Termo de Abertura do Projeto na maioria das vezes é feito e assinado pelo patrocinador do projeto já com o acompanhamento do gerente de projetos, que deve ser nomeado o quanto antes for possível e de preferência antes ou durante o desenvolvimento do Termo de Abertura e é altamente recomendável que não se inicie nenhuma atividade de planejamento sem o gerente de projetos.

O termo de abertura tem o objetivo principal de autorizar o projeto ou fase, e documentar os requisitos iniciais que satisfaçam as necessidades e expectativas das partes interessadas.

Entradas

Para o desenvolvimento correto do termo de abertura, é necessário recolher algumas entradas importantes para se entender, compor e documentar um Termo de Abertura do Projeto que realmente seja útil para o projeto.

As entradas sugeridas são:

• Declaração do trabalho do projeto (DT)

A DT, também conhecida como Statement of Work (SoW), é uma descrição narrativa dos produtos e serviços a serem fornecidos pelo projeto. A DT informa Necessidade de Negócios, Descrição do Escopo do Produto e Plano Estratégico. A DT normalmente é fornecida pelo cliente no formato de documento de licitação, solicitação de proposta ou parte de contrato.

• Business Case

Documento que justifica o investimento do projeto, normalmente é composto pela necessidade do negócio e pela análise de custo benefício. Este documento pode ser fornecido pelo cliente.

• Contrato

Caso o projeto tenha um cliente externo o contrato deve ser uma entrada para o Termo de Abertura do Projeto.

Ferramentas e Técnicas

Com as entradas em mãos o Termo de Abertura do Projeto pode ser desenvolvido.

Para a análise e desenvolvimento deste documento praticamente será utilizada a Opinião Especializada. Essa opinião é necessária para avaliar as entradas deste processo bem como a qualquer detalhe técnico e de gerenciamento durante esse processo.

Essa especialização é oferecida por qualquer grupo ou pessoa com o conhecimento ou experiência necessária a partir de diversas fontes, inclusive:

1. Outras unidades dentro da organização;
2. Consultores;
3. Clientes;
4. Patrocinadores;
5. Associações profissionais ou técnicas.

Saídas

O Termo de Abertura do Projeto se propões a documentar as necessidades do negócio, o entendimento atual das necessidades do cliente, e o novo produto, serviço ou resultado que pretende satisfazer, contendo:

1. Propósito ou justificativa do projeto
2. Objetivos mensuráveis do projeto e critérios de sucesso relacionados
3. Requisitos de alto nível
4. Descrição do projeto em alto nível
5. Riscos de alto nível
6. Resumo do cronograma de marcos
7. Resumo do orçamento
8. Requisitos para aprovação do projeto e quem decide se o projeto é bem sucedido
9. Gerente do projeto, responsabilidade, nível de autoridade designados e
10. Nome e autoridade do patrocinador que autorizam o termo de abertura

Dica: Saiba mais sobre este processo e seus relacionamentos lendo na íntegra o processo 4.1 Desenvolvendo o termo de abertura do Projeto, contido no capítulo 4 Gerenciamento da Integração do Projeto do Guia PMBOK® Quarta Edição 2008.

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Identificar as partes interessadas

Quem deve fazer parte do projeto?

As partes interessadas, conhecidos também como Stakeholders, são todas as pessoas ou organizações que pode ser afetadas positivamente ou negativamente pela execução do projeto.

Este processo tem o objetivo de identificar todos os stakeholders possíveis para o projeto.

O gerente de projetos precisa sempre ter em mente que todos que podem influenciar o projeto estando envolvidos diretamente, ou os que podem ser influenciados pelo projeto e gerar efeitos negativos de retorno ao projeto, devem receber a devida atenção do gerente de projetos, e serem tratados como partes interessadas.

Entradas

Para a identificação correta das partes interessadas, é necessário recolher algumas entradas importantes para se conseguir entender onde estão, e quem são os stakeholders do projeto.

As entradas sugeridas são:

• Termo de abertura do projeto

Este documento pode fornecer informações sobre quais pessoas ou organizações estão ligadas ao projeto tanto interna quanto externamente, e tanto positiva quanto negativamente, podendo ser clientes, patrocinadores, membros da equipe, grupos, departamentos, associações, comunidades ou até outros afetados ou envolvidos.

• Documentos de aquisições

No caso de projetos que são resultados de aquisições ou que tenham bases contratuais, automaticamente as partes envolvidas com o contrato passam a ser os principais stakeholders do projeto, inclusive fornecedores envolvidos.

Ferramentas e Técnicas

Com as entradas em mãos a identificação das partes interessadas pode ser realizada através da Análise das Partes Interessadas, uma técnica de coleta e análise de informações para identificar quais os interesses que devem ser considerados durante o projeto, tais como interesses, expectativas, influência, relacionamento e finalidade no projeto.

Esta análise normalmente tem as seguintes etapas:

1. Identificar todas as partes interessadas potenciais do projeto juntamente com as suas informações relevantes, podendo ser papéis, departamentos, interesses, conhecimento, expectativas e influências.
2. Identificar o impacto ou apoio potencial que cada uma das partes pode gerar, classificando-os com o objetivo de definir a estratégia de aproximação e abordagem que será utilizado para cada um.
3. Avaliar como as partes interessadas identificadas podem reagir ou responder quando abordadas, e planejar como influenciá-las durante o projeto.

Saídas

Aplicando a técnica acima o gerente de projetos poderá registrar a identificação das partes interessadas do projeto montando um documento que contenha no mínimo o sugerido a seguir:

•  Registro das partes interessadas

Principal saída deste processo contendo os seguintes dados dos stakeholders: nome, posição na organização, local, papel no projeto, dados de contato, requisitos essenciais, expectativas, possível influência no projeto, fase de maior interesse e classificação, podendo ser: interna ou externa, apoiadora, neutra ou resistente.

•  Estratégia para gerenciamento das partes interessadas

Documento completar com o objetivo de definir a abordagem sugerida para maximizar o apoio positivo ou minimizar o impacto negativo da parte interessada durante o projeto.

Dica: Saiba mais sobre este processo e seus relacionamentos lendo na íntegra o processo 10.1 Identificar as partes interessadas, contido no capítulo 10 Gerenciamento das Comunicações do Projeto do Guia PMBOK® Quarta Edição 2008.

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Lembre-se: Somente com o Termo de Abertura desenvolvido e assinado, e as partes interessadas identificadas o projeto pode ser iniciado com segurança, e o gerente de projetos pode partir para o grupo de processos de Planejamento.