Sala de guerra

A técnica de agrupamento é mais conhecida na área de gerenciamento de projetos como Sala de Guerra, que vem do inglês War Room, também conhecida como Sala de Crise.

A teoria da Sala de Guerra é uma das ferramentas e técnicas contidas no Guia PMBOK®, no grupo de processos de Execução do projeto, mais precisamente no processo Desenvolver a Equipe do Projeto.

Desenvolver a Equipe do Projeto tem como foco principal aumentar as capacidades individuais e de grupo para que a equipe funcione realmente como um time, por exemplo incentivar a ajuda mútua quando houver desequilíbrio na carga de trabalho dos integrantes da equipe.

Sendo que o trabalho em equipe é um fator essencial para o êxito do projeto, cabe ao gerente de projetos criar um ambiente que facilite o trabalho em equipe, e Desenvolver a Equipe do Projeto é fazer a equipe trabalhar cada vez mais como um time, e os objetivos de promover este desenvolvimento incluem:

1. Aprimorar os conhecimentos e as habilidades dos membros do time para reduzir custos, cronograma e melhorar a qualidade das entregas concluídas.
2. Aprimorar os sentimentos de confiança e consenso entre o próprio time, melhorando a motivação e reduzindo os conflitos.
3. Criar uma cultura de equipe dinâmica com espírito de equipe e cooperação permitindo o treinamento e mentoria entre os próprios membros da equipe, além do compartilhamento de conhecimentos.

Uma das técnicas sugeridas pelo Guia PMBOK® para atingir o objetivo de Desenvolver a Equipe do Projeto é o agrupamento, que é:

• A técnica de colocar alguns ou todos os membros da equipe em um mesmo local físico para maximizar o trabalho em grupo e a construção da equipe, podendo ser durante o projeto inteiro ou em ocasiões estrategicamente importantes.

• O exemplo mais clássico desta técnica é a Sala de Guerra, conhecida também como War Room, ou Sala de Crise.

Como gerente de projetos, já apliquei algumas vezes a técnica da Sala de Guerra, e obtive bons resultados, inclusive com retorno positivo da equipe envolvida com este agrupamento.

Uma dica que eu deixo para todos os que se interessarem pela aplicação da War Room é a comunicação clara com a equipe, antes do agrupamento ser realizado, deixando claro os objetivos e os resultados esperados com a aplicação desta técnica de Desenvolvimento da Equipe do Projeto.

* Para conhecer mais sobre as técnicas de Desenvolvimento da Equipe do Projeto, clique aqui e visite o item de mesmo nome, na sessão Executando deste mesmo blog

Preparotório PMP/ CAPM em Floripa

Mais uma turma foi confirmada do preparatório para Certificação PMP/CAPM.

A Euax iniciará nos dias 03 e 04 junho, em Florianópolis/SC, uma nova turma do preparatório para certificação PMP/CAPM.

Este foi o curso que eu realizei quando me preparei para a certificação, recebi um material muito bom de autoria da própria escola, além de simulados e de uma cópia autorizada e oficial do Guia PMBOK® em português.

No Flyer abaixo há mais informações sobre o curso:

Para maiores informações e inscrições:
www.euax.com.br
Tel.:(47) 3802-7399 com Cristiane Rodrigues.
Condições especiais para Grupos*
*Associados ao PMI®, ASSESPRO, ACATE, CDL Florianópolis tem desconto de 10%

A Euax é um provedor credenciado como R.E.P. pelo PMI®, ou seja, nossos treinamentos passam por todo o processo de avaliação e homologação do PMI®.

Cadê o gerente? ep. 2

Para o segundo capítulo da série "Cadê gerente?", escolhi um tema importante e que ainda é muito ignorado e negligenciado no mundo de projetos: A documentação.

Uma obra de duplicação da rodovia SC 401 na cidade de Florianópolis, iniciada a cerca de 1 mês, está gerando enormes transtornos a comunidade local.

O primeiro problema foi causado quando a empreiteira responsável pela obra danificou a rede de abastecimento de água, deixando mais de 123 alunos sem aula em uma escola da região.

Outro problema ocorreu na quinta feira (19) quando a mesma empreiteira, ao demolir uma das casas desapropriadas, destruiu também uma central telefônica da Oi. O incidente deixou mais de 800 telefones sem funcionar até o domingo (22), prejudicando moradores e comerciantes locais que ficaram sem telefone, internet e máquinas de pagamento por cartões.

Ao ser questionado sobre os incidentes, o responsável pela obra, argumentou que não havia plantas das instalações telefônicas e de abastecimento de água na região, e que estes imprevistos poderiam acontecer.

Bom, percebe-se rapidamente como projetos que parecem ser desconectados e independentes, podem ser na verdade 100% dependentes e interligados, tornando as documentações mais importantes, além de essenciais e imprescindíveis. Este é um exemplo claro de um projeto passado, que precisava ser bem documentado para que no futuro fornecesse informação a um novo projeto.

Vale lembrar também, que uma boa documentação não é realizada apenas quando os documentos são criados, mas também na forma que são armazenados, organizados e recuperados no futuro. Será que as plantas mencionadas não existiam, não foram encontradas ou não foram disponibilizadas em tempo hábil?

Outro ponto fundamental é que o gerente do projeto em execução precisa se armar de toda a documentação existente dos projetos passados, para que riscos como estes sejam mitigados. Será que neste caso o responsável pela obra atual solicitou as plantas às empresas anteriores? Será que a análise dos documentos de projetos anteriores estava no plano de projeto?

Lembre-se que uma documentação mínima necessária para que o projeto seja entendido, realizado, consultado e utilizado futuramente, deve sempre ser realizada. Seja em projetos de software ou de engenharia, precisamos de especificações, de plantas e de registros do projeto. Só assim no futuro, alterações ou novos projetos serão realizados com segurança, eficácia e eficiência.

Não pule etapas acreditando que um documento é desnecessário, ou é perda tempo. Acredite, lá na frente algo terá que ser refeito devido a falta de um ou mais documentos, e nunca se esqueça que refazer é sempre mais caro do que fazer.

Não esqueça do recado e sempre pergunte: Cadê o gerente?

Evento MundoPM e FIA

O gerenciamento de projetos em larga escala exige um evento a altura, por isso um seminário promovido pela revista MundoPM & FIA convida todos os interessados para participarem do Special Day FIA - Fundação Instituto de Administração.

É um programa voltado para o gerenciamento de projetos em larga escala e que tem como público-alvo gestores de projetos e programas, com os seguintes objetivos:

• Atualização e capacitação profissional em projetos em larga escala;
• Apronfudamento da complexidade e dinâmica do gerenciamento de projetos de grande porte;
• Como gerir grandes quantidades de pessoas envolvidas e de diferentes nacionalidades;
• Análise da cadeia de eventos críticos nos projetos e seus cronogramas.

Os tópicos que serão abordados pelo evento são:

• Projetos de reconstrução nacional;
• Aplicativos para gestão corporativa de projetos;
• Gestão de projetos globais;
• Modelo de gestão da maturidade em projetos;
• CCPM - Critical Chain Project Management (Corrente crítica/ Teoria das restrições);
• Casos de sucesso de CCPM em projetos;
• Avanços em CCPM, experiências grupo Goldratt;
• O presente e o futuro do gerenciamento de projetos;
• Execução e apontamento de avanço físico e financeiro orientada por pacotes de trabalho;
• Uso de CCPM em gerenciamento de portfólio de projetos.

Os principais palestrantes convidados são:

• João Carlos Boyadjian, USP, FIA, FGV, ETEC, FATEC e CPLAN;
• Roberto Sbragia, FEA/USP, FIA, University of Texas at Dallas/EUA;
• Ivete Rodrigues, FEA/USP, FGV, FIA e Bentley College at Boston/EUA;
• Richard Massari, Goldratt e Garrett;
• Humberto Baptista, Vectis Solutions, Goldratt;
• Carlos Morais, PMP, POLI/USP, FIA e FEA/USP;
• Antonio Cesar Amaru Maximiano, USP e Université François Rabeleis/Tours/France;
• José Finocchio Jr, PM2.0, FGV, FIA, FEA/USP;
• Farhad Abdollahyan, École des HEC/Paris/France, Université de Lille III, George Washington University, Universidad Nacional de Rosario/Argentina, FI/CO e ASAP (SAP), PMP, OPM3, MoP, MSP, PRINCE2, P3O, Odebrecht, GTECH, FIA, ESI International, PMI, MundoPM;
• Sérgio Molina, Solution Sales Professional (SSP) e EPM Business Solutions at Microsoft.

A programação pode ser conferida abaixo:

Este evento ocorrerá nos próximos dias 30 e 31 de maio, das 8:00 às 17:00 em São Paulo, na sede da Microsoft Brasil na av. das Nações Unidas 12901, 31° andar - Auditório da Microsoft.

As inscrições podem ser feitas pela internet no site da MundoPM, e os valores variam de R$ 1.062,00 à R$ 1.250,00.

Maiores informações acesse diretamente o site do evento em MundoPM. Não deixe de aproveitar esta grande oportunidade para ampliar ainda mais seus horizontes profissionais.

Riscos positivos

Dando continuidade ao tema de riscos, vamos falar agora de um assunto ainda não muito abordado nos projetos, os riscos positivos, também conhecidos como oportunidades.

Ao contrário dos riscos negativos que geram ameaças com consequências negativas, levando a prejuízos nos projetos, os riscos positivos são eventos que geram oportunidades com consequências positivas, e costumam gerar benefícios, melhorias ou ganhos para o projeto.

Quando ouvimos a palavra risco, inconscientemente pensamos em eventos que podem gerar prejuízos, mas nem sempre é assim. Precisamos desmistificar esta idéia, e ter em mente que um risco pode gerar excelentes oportunidades de ganhos, melhorias e até crescimentos nas organizações relacionadas ao projeto.

Os riscos positivos são oportunidades que devem ser aproveitadas quando identificadas, vamos a alguns exemplos:

• Um produto inovador que está planejado para ser entregue em fevereiro do próximo ano, pode gerar altos ganhos ao fabricante, e antecipar um crescimento esperado se entregue antes do natal do mesmo ano.
• O término de um projeto importante, dentro do prazo esperado pelo cliente e com alto valor agregado, pode gerar uma sociedade entre as duas empresas, gerando uma forte parceria em um mercado específico.

Os riscos positivos, ou oportunidades, precisam ser planejados. Este planejamento pode envolver a maximização das chances do evento ocorrer e gerar a consequência positiva esperada. Um evento totalmente desconhecido, ocorrido por pura sorte ou acaso, não deve ser considerado um risco positivo.

O gerenciamento das oportunidades é tão importante quanto o controle das ameaças. Atualmente as ameaças são mais frequentes e ocorrem em maior número, além da sua ocorrência poder prejudicar o projeto e acabar com um negócio. No entanto, o que você faria se visse a sua frente uma placa como a mostrada abaixo?

Seria difícil não virar a direita não é? Uma oportunidade pode gerar um negócio novo, um projeto novo, um novo mercado, e ainda oportunidades em cima de novas oportunidades, portanto não deixe de analisar, planejar e controlar seus riscos positivos, se bem planejados eles podem te levar ao sucesso.

Se você quiser saber ainda mais sobre riscos, e principalmente como o PMBOK® os trata, visite a sessão Planejar o gerenciamento dos riscos do grupo Planejamento - Passo3, deste mesmo blog.

Na sequência, e em breve, eu falarei de como planejar as respostas à todos os riscos identificados, não perca!

Riscos Negativos

Antecipar, na minha opinião, é a palavra mais importante do gerenciamento de projetos, e quando se gerencia os riscos, se aplica profundamente o conceito da palavra antecipar. Um gerente de projetos precisa se preparar para os riscos, antecipar os riscos e por fim manter os riscos sob controle.

Risco, segundo o PMI®, é um evento ou condição incerta que, se ocorrer, tem um efeito positivo ou negativo sobre pelo menos um dos objetivos do projeto.

Bom, o que isso significa na prática?

Todos os ambientes onde os projetos estão inseridos não são 100% controlados, e por isso há incertezas, e estas incertezas se tornam riscos. Vamos a alguns exemplos de riscos negativos, também conhecidos como ameaças:

• Quando se constrói uma casa, a área externa é altamente afetada pelas condições climáticas, uma chuva, ou uma semana de chuva pode atrasar o enchimento de uma laje de concreto;
• Um campeonato de surf, depende das condições das ondas, sem o mar não colaborar uma etapa pode ser atrasada em dias;
• Uma viagem por uma rodovia de 500km, que possui apenas 1 posto de gasolina na metade do trajeto, pode ser interrompida caso este posto esteja fechado;
• Uma etapa de um projeto que depende exclusivamente de uma única pessoa, pode ser altamente prejudicada se a pessoa ficar doente, sofrer um acidente ou precisar se ausentar por um período.

Como podem ver, são todas situações incertas, que não há como prever com 100% de certeza e muito menos ter o controle absoluto sobre os fatos. Neste momento é que entra o fator antecipação.

Um gerente de projetos, precisa prever estes riscos e se preparar para eles, não podendo se dar ao luxo de ser pego de surpresa por um risco não previsto. Os riscos não previstos são uma das causas de atrasos e fracassos em diversos projetos.

Um triste, mas ótimo exemplo foi o atentado de 11 de setembro, onde várias empresas faliram, porque além de perderem o seu board diretivo, ainda perderam todos os seus dados, informações e backups que estavam guardados e "seguros" na torre ao lado. Quem poderia prever que as duas torres seriam derrubadas ao mesmo tempo? Pois é, depois de 11 de setembro muitos pensamentos mudaram a respeito de riscos.

Por isso um GP não pode conduzir um projeto, seja ele qual for, sem gerenciar os riscos. Portanto, durante o planejamento do projeto pense nos riscos existentes, converse com profissionais especializados, obtenha informações da região como clima, fornecedores e mão de obra, olhe para o seu cronograma e perceba onde estão as atividades e prazos críticos, identifique os riscos possíveis e iminentes que podem afetar o seu projeto, e trace estratégias de respostas a estes riscos.

Por quanto tempo você ficaria embaixo deste morrinho ai, e ignoraria os riscos dele desmoronar?

Então não espere o seu projeto desmoronar, lembre-se que, se você não controlar os riscos, eles vão te controlar e descontrolar o seu projeto.

Se você quiser saber ainda mais sobre riscos, e principalmente como o PMBOK® os trata, visite a sessão Planejar o gerenciamento dos riscos do grupo Planejamento - Passo3, deste mesmo blog.

Na sequência e em breve eu falarei dos riscos positivos, e de como planejar as respostas à todos os riscos identificados, não perca!